Lo que caracteriza el entorno de trabajo en las organizaciones actuales es el ritmo acelerado y las grandes cantidades de información. Según Atlassian, el empleado medio en EE.UU. asiste a 62 reuniones al mes. Esto supone aproximadamente 31 horas de reuniones al mes. No es de extrañar que las salas de reuniones estén a menudo completamente llenas... Además, los empleados consideran que el 50% de las reuniones son una pérdida de tiempo.
No son estadísticas muy alentadoras, ¿verdad? Afortunadamente, hay muchas formas de mejorar la calidad de las reuniones. Además de medidas como establecer un orden del día explícito y preparar a los participantes con tiempo suficiente, un sistema de reserva de salas de reuniones podría añadir un valor significativo a la cultura de reuniones de su organización.
Las principales ventajas de un sistema de reserva de salas de reuniones
Nuestros clientes nos proporcionan información valiosa sobre los problemas que experimentan en sus lugares de trabajo. En este artículo voy a enumerar 4 dolores de cabeza comunes cuando se trata de la utilización de salas de reuniones y, además, cómo un software de reserva de salas puede resolver estos problemas:
Entonces, ¿cómo puede un sistema de reserva de salas de reuniones permitirle trabajar sin molestias?
1. Interrupciones en el trabajo y durante las reuniones
Las oficinas diáfanas y de "hot-desking" son inmensamente populares y la tendencia no parece decaer. Pero tener este tipo de espacios de trabajo exige también acceso a recursos alternativos, como salas de reuniones o de grupos más pequeños. Los empleados que trabajan en oficinas diáfanas se ven fácilmente molestados por muchas interrupciones. Por eso es tan importante que haya salas separadas accesibles donde los empleados puedan cerrar la puerta y concentrarse de verdad durante un rato. Esto también es válido para las reuniones: ¿hay algo más molesto que el toc toc en la puerta seguido de la pregunta "¿Cuándo está disponible esta sala?" Bueno, probablemente sí... Pero bueno, ya me entiende.
Los clientes nos dicen a menudo que uno de sus criterios de compra cruciales es que los displays de reserva de salas tienen que ser sencillos de entender, para todo el mundo. Me atrevería a decir que GP Agenda es probablemente la aplicación de salas más amigable del mercado. Se basa en el clásico sistema de semáforos que, espero, todo el mundo conozca. Las tabletas se colocan fuera de las salas y muestran claramente durante cuánto tiempo está disponible u ocupada una sala.
2. La molestia de reservar salas para reuniones espontáneas
La mayoría de las organizaciones tienen algún tipo de sistema de reserva de salas de reuniones integrado en su cliente de correo electrónico. El problema es que a mucha gente le resulta bastante incómodo cuando se trata de reuniones espontáneas: no todas las reuniones se planifican con días o semanas de antelación. Normalmente, la gente simplemente escoge una sala vacía, se sienta y empieza su conversación. De repente, un colega llama a la puerta y te dice que la sala está reservada. Y empieza la búsqueda de otra sala.
GP Agenda se conecta proporciona un sistema de reservas existentes y visualiza el calendario digital de las salas. Así, no tiene que comprobar la disponibilidad de las salas en el cliente de correo electrónico: la tableta situada fuera de cada sala se lo indica. Con GP Agenda es increíblemente sencillo reservar una sala para una reunión espontánea. Basta con ir a una sala disponible y seleccionar en la pantalla, ¡y la sala será suya, además puede hacer esto en nuestra plataforma en línea.
3. Reservas dobles
Las reservas dobles son un problema molesto y habitual, sobre todo en las oficinas compartidas, porque la gente utiliza sistemas diferentes. Por lo tanto, dos personas pueden acabar reservando la misma sala sin saberlo.
4. Disponibilidad de salas
Seguro que alguna vez ha oído a algún colega quejarse de la falta de salas de reuniones. Pero lo cierto es que las salas reservadas suelen acabar vacías debido a los no-shows. Por lo general, nuestros clientes registran una tasa de no presentación del 30%. En otras palabras, muchas salas reservadas no se utilizan. Por último, pero no menos importante, está el problema de la gente que utiliza salas sin haberlas reservado realmente y, a su vez, otros creerán que la sala está ocupada.
En resumen, la disponibilidad de habitaciones puede ser una molestia que reduzca la productividad en su lugar de trabajo. Pero no tiene por qué ser así.
Para evitar que las salas no se utilicen por no haberse presentado, con GP Agenda se dispone de una función de "check in". Basta con fijar la hora a la que debe cancelarse la reunión si no se ha registrado, y la sala queda a disposición de los demás. También merece la pena mencionar la función "terminar antes", que libera tiempo y pone la sala a disposición de los compañeros.
Una característica apreciada que realmente hace que GP Agenda destaque entre la multitud de software de reserva de salas, son las estadísticas de uso de salas. GP Agenda le proporciona datos sobre el uso de las salas y el comportamiento de las reservas. Esto significa que puede ver la tasa de utilización de la sala, la tasa de no presentación, la duración de la reunión, el número de participantes, etc.
